La Convenzione che revoca la legalizzazione dei documenti ufficiali provenienti dall'estero, e entrata in vigore nella Federazione Russa il 31 maggio 1992 in conformita alla Deliberazione del Consiglio Supremo dell'URSS del 17 aprile 1991, recante "Adesione dell'URSS alla Convenzione dell'Aia del 05.10.61". Poi nel 1992 il Ministero degli Affari Esteri della Federazione Russa con la sua nota speciale ha informato, attraverso i titolari delle rappresentanze diplomatiche i governi degli Stati membri della Convenzione che la Federazione Russa, come parte del contratto internazionale, continuera ad esercitare i diritti ed adempire agli obblighi stabiliti dai contratti conclusi dall'URSS.
La documentazione emessa in Russia e destinata ad essere esibita alle autorita ufficiali di altri stati (membri della Convenzione dell'Aia) viene attestata secondo una procedura speciale semplificata. Tale procedura prevede: gli organi autorizzati della Federazione Russa appongono ai documenti un timbro speciale (apostille) che non richiede un'ulteriore attestazione oppure legalizzazione, ed e riconosciuto dalle autorita ufficiali di tutti gli stati membri della Convenzione.
A quali documenti si appone l'apostille?
L'apostille si appone ai documenti ufficiali originali emessi esclusivamente dalle autorita ed organizzazioni della Federazione Russa come Stato membro della Convenzione dell'Aia. Per quanto concerne i documenti originali rilasciati dagli enti di altri Stati indipendenti (repubbliche dell'ex URSS), essi non possono essere apostillati sul territorio della Federazione Russa in quanto cio sarebbe violazione della sovranita degli Stati le cui autorita avevano rilasciato i documenti di cui sopra.
L'Apostille non si appone ai documenti diplomatici o consolari, a quelli che si riferiscono direttamente alle operazioni doganali o commerciali, cioe alle procure che autorizzano l'esecuzione delle operazioni, il trasferimento delle merci attraverso i confini, nonche ai contratti ed accordi relativi alle forniture delle merci, alla prestazione dei servizi, all'effettuazione di diversi lavori ed ai regolamenti dei conti relativi ad essi.
Enti che possono apporre l'apostille in Russia
- Organi del Servizio di registrazione
- Organi di registrazione degli atti dello Stato Civile
- La Cancelleria della Procura Generale
- Il Ministero dell'istruzione generale e professionale
- Gli organi archivistici delle Repubbliche, Formazioni autonome, Regioni e Province
Attenzione! Il Ministero degli Affari Esteri ed i relativi uffici consolari come anche il Ministero degli Interni della Federazione Russa non hanno facolta di apporre l'apostille
Gli organi competenti russi autorizzati ad apporre l'apostille ai documenti, formalizzando la documentazione per renderli validi all'estero, devono attenersi alle norme dei contratti internazionali e della legislazione russa, alle istruzioni ed ai dispositivi del Ministero degli Affari Esteri e di quelli del Ministero degli Interni.
Gli ufficiali pubblici responsabili dell'apporre l'apostille ai documenti, sono tenuti a verificare la conformita di essi alla Legge in vigore, nonche la correttezza della formalizzazione dei documenti da parte dei notai.
In Russia il diritto di apporre l'apostille e concesso agli enti seguenti:
Organi del Servizio federale di registrazione della Federazione Russa: ai documenti emessi dagli enti ed organismi di giustizia e dagli relativi organi giudiziali ad essi subordinate, nonche alle copie dei documenti attestati in via notarile nella stessa Repubblica, Regione, Provincia, Distretto e Citta;
Organi del Servizio di registrazione della Federazione Russa appongono l'apostille ai documenti emessi dagli enti ed organismi di giustizia e dagli relativi organi giudiziali ad essi subordinate nonche alle copie dei documenti attestati in via notarile nella stessa Repubblica, Regione, Provincia, Distretto, Citta.
In Russia l'apposizione dell'apostille ai documenti formalizzati da un notaio deve essere effettuata dagli uffici provinciali, regionali e comunali del Servizio federale di registrazione. L'apostille si appone ai documenti emessi dagli enti ed organismi di giustizia nonche dai relativi organi giudiziari ad essi subordinati, nonche, secondo le norme stabilite, ai documenti ufficiali destinati ad essere usati all'estero. Di regola a tali documenti si riferiscono copie, dichiarazioni, procure, traduzioni in lingue straniere, attestate in via notarile, cioe tutti i documenti firmati dal notaio e segnati dal suo timbro. La firma e l'impronta del timbro sono depositate presso gli organi di registrazione responsabili del territorio cui si riferisce la relativa attivita notarile.
I documenti russi salvo libretti di lavoro, tessere militari, carte d'identita che non possono essere esportate e trasmesse all'estero in virtu della Legge, recante "Norme di esportazione, trasmissione e esibizione dei documenti personali dei cittadini sovietici, degli stranieri e degli apolidi dall'URSS all'estero", vengono apostillati in copie attestate da notai.
Le procure a termine indefinito destinate all'effettuazione delle operazioni all'estero rimangono valide fino alla data di revoca da parte del mandatario. Qualora un contratto internazionale concluso dalla Federazione Russa riferisse alla competenza del notaio l'effettuazione di un atto notarile non previsto dalla Legge della Federazione Russa, il notaio stesso dovra effettuare tale atto secondo le norme stabilite dal Ministero della Giustizia. In mancanza di tale contratto il notaio sara tenuto a prendere conoscenza del contenuto delle norme del diritto straniero e ad apporre la sua firma attestante secondo le norme della Legge straniera. Qualora non fosse possibile prendere conoscenza delle norme del diritto straniero si applicheranno le norme del diritto russo.
Organi di registrazione degli atti dello Stato Civile delle Repubbliche facenti parte della Federazione Russa, nonche degli soggetti della Federazione Russa: agli atti di registrazione dello Stato Civile emessi da tali organi;
Organi di registrazione degli atti dello Stato Civile della Federazione Russa appongono l'apostille agli originali degli atti dello Stato Civile rilasciati nel territorio di un corrispondente soggetto della Federazione Russa. L'apposizione dell'apostille viene regolata non dal decreto governativo, ma dalla lettera istruttiva del Ministero della Giustizia della Federazione Russa (n. 7-2/26 del 17.03. 1992, recante "Apposizione dell'apostille") che rimane di essere valida anche attualmente.
A causa del fatto che nella Federazione Russa non esiste una base dati unificata relativa agli atti dello Stato Civile, i cittadini soggiornati all'estero o residenti negli altri soggetti della Federazione Russa hanno difficolta connesse con l'apposizione dell'apostille agli originali dei documenti.
Si deve tenere presente che l'apostille agli originali viene apposto presso l'Archivio Unito degli atti dello Stato Civile del soggetto della Federazione Russa, su cui territorio il documento e stato rilasciato. Inoltre nel territorio della Federazione Russa si puo apporre l'apostille alle copie notarili dei documenti rilasciati dagli organi di registrazione degli atti dello Stato Civile dell'ex URSS prima del 1 gennaio 1992.
Cancelleria della Procura Generale della Federazione Russa: ai documenti che vengono formalizzate dalla Procura stessa;
La Cancelleria della Procura Generale della Federazione Russa appone l'apostille ai documenti formalizzati dagli organismi della Procura stessa e non lavora con i documenti della sfera civile.
Ministero dell'istruzione della Federazione Russa appone l'apostille ai documenti d'istruzione;
Il Ministero dell'istruzione generale e professionale della Federazione Russa appone l'apostille ai documenti d'istruzione. I cittadini russi che hanno intenzione di continuare l'istruzione all'estero o di essere assunti, devono procurarsi il riconoscimento dell'istruzione gia ottenuta, e l'apposizione dell'apostille all'originale del documento d'istruzione e una delle fasi di tale processo. L'apposizione dell'apostille al documento d'istruzione attesta la sua autenticita e prevede che esso deve essere accolto presso gli organi ufficiali degli Stati membri della Convenzione dell'Aia.
L'apostille si appone solo ai documenti rilasciati dagli enti statali d'istruzione della Repubblica Socialista Federativa Sovietica della Russia e dagli enti statali e privati d'istruzione della Federazione Russa accreditati in modo dovuto dallo Stato. I documenti rilasciati nel territorio delle repubbliche dell'ex URSS si riferiscono alla giurisdizione dei nuovi stati creatisi sul territorio dell'ex URSS.
Ufficio documenti/informazioni del "Rosarkhiv" (Archivio di Russia): ai documenti rilasciati dagli archivi centrali statali di Russia; organi archivistici delle Repubbliche, Formazioni autonome, Distretti e Province: ai documenti rilasciati dagli archivi ad essi subordinati.
Gli organi archivistici delle Repubbliche, Formazioni autonome, Regioni e Province appongono l'apostille ai documenti rilasciati dagli archivi ad essi subordinati.
L'apostille si appone a richiesta della persona o dell'ente interessanti, dagli organi amministrativi dei servizi archivistici dei soggetti della Federazione Russa, dagli organi archivistici delle Formazioni autonome, Regioni e Province ai documenti provenienti dagli archivi ad essi subordinati.
I cittadini russi e stranieri hanno facolta di rivolgersi sia agli organi archivistici russi sia agli organi diplomatici, uffici consolati della Federazione Russa all'estero per richiedere il rilascio dei documenti necessari dai relativi archivi. Gli enti archivistici preparano risposte alle richieste di informazioni di carattere giuridico/sociale, patrimoniale, genealogico e biografico.
Il Dipartimento documenti/informazioni del "Rosarkhiv" appone l'apostille ai documenti rilasciati dagli archivi centrali statali della Federazione Russa.
Legalizzazione consolare
- Legalizzazione consolare dei documenti per renderli validi nel territorio della Federazione Russa
Le autorità federali russe accettano per essere esaminati i documenti e gli atti di origine estera solo a condizione che essi siano legalizzati in via consolare, qualora altro non fosse stabilito dalla Legge della Federazione Russa o dai contratti internazionali firmati dalla Russia. La procedura della legalizzazione consolare è stabilita dal Ministero degli Affari Esteri della Federazione Russa.
I documenti provenienti dall’estero e destinati ad essere usati nel territorio russo, possono essere legalizzati sul territorio dello Stato dove tali documenti sono stati rilasciati o in casi eccezionali, nella Federazione Russa. Nella prima ipotesi il documento viene dapprima attestato presso il Ministero degli Affari Esteri o in un altro organo autorizzato dello Stato sul territorio del quale è stato rilasciato tale documento, e poi viene legalizzato presso le autorità consolarti della Federazione Russa. In quella seconda un documento estero viene dapprima attestato presso la rappresentanza diplomatica o il Consolato dello Stato sul territorio del quale è stato rilasciato tale documento, e poi è legalizzato presso il Dipartimento consolare del Ministero degli Affari Esteri di Russia. In ambedue i casi, se è necessario, il documento si traduce in russo e la relativa traduzione si attesta in via notarile. È necessario far presente che alla seconda variante della legalizzazione consolare dei documenti provenienti dall’estero si può ricorrere solo in casi eccezionali. A tali casi si riferiscono, per esempio, l’assenza dell’organo consolare nel relativo Stato, diverse circostanze di forza maggiore nello Stato estero (operazioni militari, calamità naturali o cataclismi di carattere tecnogeno), che non permettono di eseguire la legalizzazione dei documento nel modo dovuto.
I documenti compilati o attestati nel modo dovuto dagli uffici consolari degli Stati esteri sul territorio della Federazione Russa, vengono legalizzati presso il Dipartimento consolare del Ministero degli Affari Esteri in caso eccezionali.
L’obbligo di legalizzare i documenti provenienti dall’estero è imposto ai Consoli i quali, ai sensi dell’Art. 55 dello Statuto consolare “legalizzano i documenti e gli atti stesi con la partecipazione delle autorità del distretto consolare oppure provenienti da tali autorità”. Per Console si intende il Console generale, il Console, il Viceconsole e l’Agente consolare i quali sono titolari degli uffici consolari della Federazione Russa. Per incarico del Console la legalizzazione consolare potrebbe essere eseguita anche da altri ufficiali pubblici consolari, per esempio, dal titolare dell’ufficio consolare, dal Primo e dal Secondo Segretario, dall’Addetto, ecc. Legalizzando i documenti il Console verifica e conferma la conformità di essi alla legge del relativo Stato, assicurando così la legittimità e gli interessi della Federazione Russa e dei cittadini russi.
In caso di presentazione ad un consolato russo situato in uno Stato estero da parte dei singoli cittadini delle organizzazioni e degli enti dei documenti da legalizzare, stesi nel territorio della Federazione Russa, ma non legalizzati presso il Ministero degli Affari Esteri della Federazione Russa, il Console è tenuto ad inviare tali documenti ed atti al Ministero degli Affari Esteri della Federazione Russa per verificarne l’autenticità. In caso dell’esito positivo della verifica il Console legalizza tali documenti ed atti secondo la procedura comune.
Di regola agli uffici consolari vengono inviati i documenti stesi in lingue stranieri, ma la scrittura legalizzante apposta al documento deve essere fatta in lingua russa. Gli uffici consolari tengono i registri di legalizzazione dei documenti secondo la forma approvata dal Ministero degli Affari Esteri della Federazione Russa. In tale registro ad ogni scrittura legalizzante si conferisce un numero di registrazione, si apposta la data, e la firma del pubblico ufficiale del Consolato deve essere decifrata. L’attestazione notarile della traduzione in russo presso l’ufficio consolare non può sostituire la legalizzazione.
Per legalizzare i documenti ed atti il Console deve disporre degli specimen di firme e delle impronte dei timbri dei pubblici ufficiali delle autorità consolari distrettuali autorizzati ad attestare i documenti ed atti provenienti dagli organismi ed enti degli Stati di residenza. Nei casi in cui il Console mettesse in dubbio la conformità dei documenti e degli atti da legalizzare, alla Legge degli Stati di residenza, egli sarà tenuto a richiedere spiegazioni ufficiali dalle autorità del relativo distretto consolare.
La legalizzazione consolare consiste nel verificare e nell’attestare l’autenticità delle firme apposte ai documenti ed atti e la conformità di essi alla Legge dello Stato di residenza. La legalizzazione consolare conferma la validità dei documenti e degli atti per la circolazione internazionale. Tutti i documenti provenienti dall’estero devono essere legalizzati, cioè devono avere la nota dell’ufficio responsabile della verifica e dell’attestazione dell’autenticità delle firme apposte a tali documenti e della conformità di essi alla Legge dello Stato di residenza. L’attestazione delle firme apposte al documento deve precedere l’attestazione di un documento da parte del Console russo nello Stato di residenza, in altre parole la conferma della legittimità del rilascio del documento da parte del Ministero degli Affari esteri dello Stato di residenza del Console oppure da un altro organismo autorizzato delle autorità pubbliche locali. La nota legalizzante di un Console russo non concede al documento la validità giuridica aggiuntiva.
Negli uffici consolari della Federazione Russa all’estero la funzione relativa alla legalizzazione dei documenti e degli atti, stesi con la partecipazione delle autorità del distretto consolare o provenienti da tali autorità è imposta al Console. Per incarico del Console la legalizzazione consolare può essere eseguita anche da altri pubblici ufficiali consolari. Il Console accetta per la legalizzazione i documenti ed atti attestati dalle autorità del relativo distretto consolare o provenienti da tali autorità
Per eseguire la legalizzazione dei documenti ed atti il Console deve disporre degli specimen di forme e delle impronte dei timbri dei pubblici ufficiali delle autorità consolari distrettuali autorizzati ad attestare i documenti ed atti provenienti dalle organizzazioni ed enti degli Stati di residenza.
In caso di necessità il Console ha facoltà di legalizzare i documenti ed atti destinati ad essere usati nel territorio dello Stato terzo. Per rendere tali documenti o atti validi sul territorio dello Stato terzo essi devono essere legalizzati anche presso l’Ufficio consolare di tale Stato situato nello Stato di residenza del Console della Federazione Russa.
Nei casi in cui il Console mettesse in dubbio la conformità dei documenti da legalizzare alla Legge dello Stato di residenza, egli sarà tenuto a richiedere spiegazioni ufficiali dalle autorità del relativo distretto consolare. In certi casi per una verifica addizionale i pubblici ufficiali consolari hanno facoltà di richiedere le persone interessanti di presentare i documenti e i dati addizionali necessari per eseguire la legalizzazione.
Per effettuare la legalizzazione consolare le persone fisiche e giuridiche interessate devono pagare i diritti consolari esatti secondo la tariffa stabilita.
Nei casi in cui per la nota legalizzante mancasse lo spazio essa viene apposta ad un foglio separato che si attacca al documento o atto e viene attestato con il timbro e la firma della persona responsabile della legalizzazione.
Si deve far presente che ad un documento legalizzato il Console russo appone il timbro con la firma confermante che egli attesta l’autenticità della firma del collaboratore del Ministero degli Affari Esteri dello Stato di residenza. Poi egli appone il suo timbro, firma, decifra il suo cognome e mette il relativo numero di registrazione. In mancanza di tali requisiti il documento si considera invalido e, naturalmente, non si accetta ad essere utilizzato, cioè si considera non legalizzato.
La conseguenza della legalizzazione consolare consiste nel fatto che alle organizzazioni ed agli enti della Federazione Russa si concede facoltà di accettare per l’esame i relativi documenti o atti, provenienti dalle organizzazioni o dagli enti degli Stati esteri. Però la legalizzazione consolare non esonera le organizzazioni e gli enti della Federazione Russa dall’osservazione delle norme comuni della Legge russa che regolano l’accettazione dei documenti per svolgere con essi le relative azioni. In particolare, il notaio è tenuto a verificare da parte sua la conformità del documento legalizzato alle norme della Legge.
Il documento legalizzato viene accettato dagli organismi ed enti della Federazione Russa secondo la procedura comune. Il documento legalizzato proveniente dall’estero potrebbe essere esibito come prova al Tribunale. Però la legalizzazione non esclude la verifica delle prove stesse da parte del Tribunale allo scopo di determinare la correttezza dei dati in esso contenuti.
Il documento legalizzato steso in una lingua straniera deve essere tradotto da parte del traduttore ufficiale, e la traduzione deve essere attestata in via notarile.
- Legalizzazione consolare dei documenti russi per renderli validi all’estero
La legalizzazione consolare dei documenti russi per usarli all’estero si svolge secondo la procedura seguente:
La copia del documento e l’autenticità della traduzione di esso in lingua straniera vengono attestate da uno studio legale nel territorio della Federazione Russa. Legalizzando i documenti il notaio è tenuto ad attenersi alle Norme fondamentali della Legge della Federazione Russa relativa all’attività notarile. Le particolarità della formalizzazione dei documenti notarili per renderli validi all’estero sono determinate dal Ministero della Giustizia della Federazione Russa, che ha stabilito anche le forme delle scritture attestanti da apporre ai documenti destinati all’uso all’estero.
Le particolarità di tale scrittura attestante consistono nel fatto seguente: nella scrittura attestante da apporre ad una procura si deve indicare che il mandante è comparso personalmente innanzi al notaio come persona figurante nella procura stessa, e che ha apposto personalmente la sua firma in presenza del notaio ed ha confermato nel modo dovuto che emette la procura. La procura destinata all’uso all’estero non ha indicazioni sul periodo di validità e continua ad essere valida fino alla data di revoca della stessa da parte del mandante.
Un’altra particolarità della legalizzazione dei documenti destinati all’invio all’estero consiste nel fatto che essi possono essere redatti contemporaneamente in due lingue straniere disponendo i relativi testi in due colonne parallele. In tal caso la scrittura attestante viene apposta sotto ambedue i testi. Oltre all’attestazione o certificazione del documento nella scrittura si riporta l’attestazione della traduzione fatta dal notaio o l’attestazione dell’autenticità della firma del traduttore. Nel caso in cui il testo del documento e la traduzione di esso fossero riportati nello stesso foglio, il documento stesso dovrà essere firmato separatamente sotto il testo russo in lettere russe, e in lettere latine sotto il testo in lingua straniera. Nei casi del genere vengono apposte due scritture attestanti: una in russo sotto il testo russo e l’altra analoga sotto il testo in lingua straniera.
Il notaio appone la sua firma due volte: sotto il testo russo in lettere russe, e sotto il testo in lingua straniera in lettere latine. Nei casi in cui il testo della traduzione fosse riportato in un foglio separato, si traduce tutto il testo del documento compreso il testo della scrittura attestante. Sotto il testo della traduzione si appone la scrittura attestante in lingua russa che comprende l’attestazione dell’autenticità della traduzione. La traduzione redatta separatamente viene allegata al documento, infilzata e contrassegnata della firma e del timbro del notaio. Il cognome, il nome e la paternità del cittadino da indicare in dichiarazioni, procure ed altri documenti si riportano nella stessa sequenza che è riportata nel testo del documento, e poi si appone la firma.
Eseguendo la scrittura attestante è necessario indicare la forma completa del cognome, del nome e della paternità del notaio. La data di formalizzazione del documento deve essere riportata in parole, qualora essa mancasse nel testo o fosse indicata in cifre. Il cognome, il nome e la paternità del firmatario devono essere indicati nella sequenza usata nel documento da formalizzare. Il timbro viene apposto allo spazio libero senza coprire la scrittura attestante e la firma del notaio.
Servizio federale di registrazione della Federazione Russa attesta l’autenticità della firma e del timbro del notaio. Il documento è inviato all’ufficio giuridico del Dipartimento per il controllo nella sfera dell’attività forense e notarile presso il Servizio federale di registrazione della Federazione Russa, dove si attesta l’autenticità della firma del notaio e dell’impronta del suo timbro.
Dipartimento consolare del Ministero degli Affari Esteri della Federazione Russa conferma l’autenticità del timbro del Servizio federale di registrazione della Federazione Russa e la firma del pubblico ufficiale.
Per la legalizzazione dei documenti presso il Dipartimento del servizio consolare della Federazione Russa vengono esatti i diritti secondo la tariffa approvata dal Ministero degli Affari Esteri e dal Ministero delle finanze della Federazione Russa.
Consolato dello Stato estero.
Avvenuta la legalizzazione dei documenti presso il Dipartimento consolare del Ministero degli Affari Esteri della Federazione Russa, essi devono essere legalizzati presso il relativo Consolato. Il Console estero attesta, in base agli specimen a sua disposizione l’autenticità della firma e dell’impronta del timbro del collaboratore autorizzato del Dipartimento consolare del Ministero degli Affari Esteri della Federazione Russa.
Nei casi in cui la legalizzazione presso un consolato estero fosse condizionata dall’esibizione della traduzione del documento dal russo in lingua straniera, il documento stesso potrà essere legalizzato presso il Dipartimento consolare del Ministero degli Affari Esteri della Federazione Russa contemporaneamente alla traduzione di esso. Il Dipartimento consolare del Ministero degli Affari Esteri della Federazione Russa deve disporre degli specimen di firme e delle impronte dei timbri dei pubblici ufficiali responsabili della legalizzazione dei documenti e degli atti presso le rappresentanze diplomatiche estere.
La procedura di legalizzazione è abbastanza complessa e richiede parecchio tempo. É anche imperfetta in quanto un documento soggetto a tale procedura, multifase e operosa, risulta valido solo per quello Stato il cui servizio consolare l’ha legalizzato.