La legalizzazione dei documenti (certificati, atti, ecc.) provenienti dai Paesi di origine è un problema che riguarda tutti i cittadini immigrati che hanno la necessità di farli valere in Italia, basti pensare, ad esempio, ai documenti necessari per potersi sposare in Italia, il certificato di nascita e il nulla osta al matrimonio, essi devono essere legalizzati in quanto non è possibile procedere alla cosiddetta autocertificazione.
Va premesso, infatti, che l’autocertificazione è riconosciuta in via generale dalla legge italiana per semplificare l’attività amministrativa (legge 4 gennaio 1968 n. 15), come possibilità alternativa rispetto alla richiesta e al rilascio del certificato vero e proprio da parte degli uffici competenti, consentendo che una persona possa autocertificare, dichiarandole sotto la propria responsabilità, determinate circostanze riconosciute in atti pubblici. In passato era tollerato che un determinato certificato straniero fosse utilizzato in Italia avvalendosi di traduzioni fatte direttamente nel territorio nazionale, ma l’art. 2, comma primo, del regolamento di attuazione (d.p.r. 394/99) ha posto dei limiti precisi, distinguendo nettamente ciò che può essere autocertificato da ciò che va necessariamente documentato con documenti originali stranieri da legalizzare. I cittadini stranieri regolarmente soggiornanti in Italia possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli art. 2 e 4 della legge 4 gennaio 1968 n. 15, limitatamente agli stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani, fatte salve le disposizioni del testo unico o del presente regolamento che prevedono l’esibizione o la produzione di specifici documenti.
In altre parole un cittadino straniero può – alle stesse condizioni di un cittadino italiano – autocertificare determinate circostanze, ma a condizione che siano già ufficialmente note e acquisite presso un ufficio pubblico italiano competente. Ad esempio, se un figlio di cittadini stranieri nasce in Italia sarà sicuramente possibile autocertificare la sua nascita, quindi ovviare alla richiesta del certificato, perché ci sarà sicuramente una registrazione del minore all’ufficio di stato civile in Italia. Diversamente, se il bimbo nasce all’estero non è possibile autocertificare la nascita in Italia perché non è ufficialmente nota a nessun ufficio pubblico italiano.
In quest’ultimo caso dovrà applicarsi la disposizione del comma 2 dell’art. 2 dello stesso regolamento, secondo la quale gli stati, fatti, e qualità personali diversi da quelli indicati nel comma 1 sono documentati, salvo che le Convenzioni internazionali dispongano diversamente, mediante certificati o attestazioni rilasciati dalla competente autorità dello Stato estero, corredati di traduzione in lingua italiana, autenticata dall’autorità consolare italiana, che ne attesta la conformità all’originale, dopo aver avvisato l’interessato che la produzione di atti o documenti non veritieri è prevista come reato dalla legge italiana.
In altre parole, ciò che non è autocertificabile dovrà essere certificato mediante documenti che devono essere legalizzati, quindi non è possibile far valere direttamente in Italia un certificato (anche se munito di traduzione asseverata da un interprete iscritto all’apposito ruolo del tribunale) che non sia stato preventivamente legalizzato presso il consolato italiano del Paese di provenienza.
La procedura della legalizzazione, in pratica, serve ad attribuire validità secondo la legge italiana ad un certificato straniero: esso deve quindi essere preventivamente tradotto da un interprete accreditato dal consolato italiano e poi controllato dall’autorità consolare italiana, allo scopo di verificare che il documento sia stato formalizzato nel rispetto della legislazione del Paese di origine, ovvero che sia stato rilasciato da parte dell’ufficio competente di quel paese.
Il procedimento è particolarmente complesso perché non ha solo allo scopo di assicurare la conformità della traduzione e la verifica del certificato, ma anche di verificare se è rilasciato nel rispetto delle leggi locali e se il funzionario che lo firma è abilitato, dal momento che in Italia nessuno potrebbe sapere e verificare realmente se un determinato documento proveniente da un ufficio straniero sia effettivamente valido. Spesso, poiché il consolato non conosce tutte le firme dei vari funzionari, è necessario richiedere preventivamente la convalida da parte di un'altra autorità del paese straniero (normalmente si tratta del Ministero degli Esteri).
Una strada alternativa. Le rappresentanze consolari in Italia
I cittadini Comunitari residenti in Italia, dopo aver fatto perfezionare la loro documentazione dalla Rappresentanza Italiana competente, potranno presentare la loro domanda di riconoscimento direttamente alla Segreteria dell’Università Italiana prescelta (termine di presentazione 5 novembre con possibilità di dilazione fino al 31 dicembre – di ogni anno).
Viene anche ammessa una prassi alternativa, sempre più diffusa tra i diversi paesi, per cui un certificato può essere rilasciato anche dal consolato del paese straniero operante in Italia, che é, per definizione, il terminale amministrativo di tutti gli uffici del paese di origine. Anche se non è prevista da nessuna legge dello Stato, questa prassi è di fatto riconosciuta come una valida procedura alternativa che potrebbe sembrare molto più semplice e comoda, ma in realtà non è proprio così: normalmente, infatti, anche le rappresentanze consolari in Italia non rilasciano i certificati direttamente a richiesta degli interessati, ma richiedono dei certificati provenienti dal loro paese di origine (senza traduzione o legalizzazione) da esibire alla rappresentanza consolare stessa, che poi rilascia dei propri certificati corrispondenti e direttamente tradotti in italiano. Ma a quel punto si deve comunque procedere alla legalizzazione di quel certificato perché nessun ufficio pubblico italiano è in grado di verificare direttamente se sia valido, cosicché si deve richiedere preliminarmente la legalizzazione della firma del funzionario consolare presso la prefettura competente per territorio, che allo scopo la confronta con la firma appositamente depositata nel suo ufficio.
Questa procedura alternativa non è meno macchinosa né più economica della precedente, ma può essere valutata più o meno conveniente dai diretti interessati anche a seconda della prassi dei singoli paesi.
L’apostille
Vi è poi un'altra possibilità, cui è possibile ricorrere al fine di evitare queste procedure di legalizzazione, che è indubbiamente più economica sia in termini di tempo che di spesa, ovvero di far valere direttamente il certificato straniero munito di una formula direttamente apposta dalle autorità del paese d’origine, la cosiddetta apostille. Questa possibilità non esiste in via generale, ma è prevista solo per i cittadini provenienti dai Paesi che hanno sottoscritto la Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961 relativa all’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri. Nel corso degli anni è stata ratificata e resa esecutiva da molti Stati e prevede che non sia necessario procedere alla legalizzazione dei certificati presso le autorità consolari, potendo la stessa essere sostituita dalla cosiddetta apostille (in italiano postilla).
Che cos’è l’ apostille - Si tratta di una specifica annotazione che deve essere fatta sull’originale del certificato rilasciato dalle autorità competenti del Paese interessato, da parte di una autorità nazionale identificata dalla legge di ratifica del Trattato stesso (che in sostanza si sostituisce all’autorità consolare straniera nella verifica del documento).
L’ apostille sostituisce la legalizzazione presso l’ambasciata, quindi una persona proveniente da un Paese che ha aderito a questa Convenzione non ha bisogno di recarsi presso il consolato italiano e chiedere la legalizzazione, ma può recarsi presso l’autorità interna di quello Stato, indicata per ciascun Paese nell’atto di adesione alla Convenzione stessa (normalmente si tratta del Ministero degli esteri) per ottenere l’annotazione della cosiddetta apostille sul certificato. Così perfezionato, quel documento deve essere riconosciuto in Italia, perché anche l’Italia ha ratificato la Convenzione e quindi in base alla legge italiana quel documento deve essere ritenuto valido, anche se redatto nella lingua di un diverso Paese (al punto che, nel caso il certificato non sia redatto in forma plurilingue, dovrebbe essere sufficiente una normale traduzione che si può ottenere anche in Italia per farlo valere di fronte alle autorità italiane).
La Convenzione riguarda specificamente l’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri tra i quali rientrano, per espressa previsione della stessa, i documenti che rilascia un autorità o un funzionario dipendente da un’amministrazione dello Stato (compresi quelli formulati dal Pubblico Ministero, da un cancelliere o da un ufficiale giudiziario), i documenti amministrativi, gli atti notarili, le dichiarazioni ufficiali indicanti una registrazione, un visto di data certa, un’autenticazione di firma apposti su un atto privato, mentre invece non si applica ai documenti redatti da un agente diplomatico o consolare e ai documenti amministrativi che si riferiscono a una operazione commerciale o doganale. Dunque, la gamma di documenti per i quali si può superare l’esigenza di legalizzazione, mediante richiesta e annotazione della cosiddetta apostille direttamente da parte delle autorità interne dello Stato di provenienza, è amplissima e si tratta di documenti che normalmente riguardano i rapporti di parentela, legami familiari, ovvero tutte quelle situazioni che in buona sostanza interessano la quasi totalità degli immigrati.
Elenchiamo di seguito i Paesi che hanno ratificato la Convenzione: Giappone; Jugoslavia; Svizzera; Turchia; Argentina; Armenia; Australia; Belize; Brunei; Cipro; El Salvador; Federazione Russa; Israele; Lettonia; Liberia; Lituania; Malati; Malta; Messico; Niue; Panama; Repubblica Ceca; Romania; San Christopher e Nevis; San Marino; Seychelles; Stati Uniti d’America; Sud Africa; Ungheria; Venezuela; Antigua e Barbuda; Bahamas; Barbados; Bielorussia; Bosnia Erzegovina; Botswana; Croazia; Figi; Lesotho; Macedonia; Mauritius; Slovenia; Swaziland; Suriname; Tonga; Ucraina.
COS'E' UNA LEGALIZZAZIONE.
In ambito internazionale, quando si vuole traferire dei documenti da uno stato ad un altro, la maggior parte di essi non sono accettati così come sono, ma necessitano della cosiddetta "legalizzazione", ossia una sorta di autenticazione incrociata da parte di organi pubblici dei due stati interessati. La legalizzazione di un documento, chiamata "postilla" (in francese: apostille), segue la convenzione internazionale de L'Aja (in francese: La Haye) del 5 ottobre 1961. Inoltre la legalizzazione va sempre associata ad una "traduzione ufficiale": la traduzione ufficiale non va fatta da un traduttore qualsiasi, ma deve essere un traduttore accreditato, "ufficiale"
Ecco come fare una legalizzazione:
- A- Legalizzazione di un documento Ucraino, tradotta in italiano, da usare poi in Italia: è abbastanza laboriosa:
Si fa una fotocopia autenticata del documento ucraino, presso un notaio pubblico;
Si legalizza la fotocopia autenticata (mostrando sempre l'originale insieme alla copia) al Ministero degli Esteri Ucraino;
Si legalizza la fotocopia autenticata (mostrando sempre l'originale insieme alla copia) al Ministero di Giustizia Ucraino;
Si fa la traduzione ufficiale, allegandola al documento, da un traduttore ufficiale abilitato;
Si fa autenticare la firma del traduttore ufficiale da un notaio pubblico;
Si legalizza la traduzione autenticata al Ministero degli Esteri Ucraino;
Si legalizza la traduzione autenticata al Ministero di Giustizia Ucraino;
Si porta tutto il "pacco" al Consolato Italiano di Kiev, il quale fa la legalizzazione (autenticazione) del documento, e a quel punto il documento si può usare in Italia, cioè può essere usato negli uffici pubblici in Italia.
- B- Legalizzazione di un documento Italiano, tradotta in ucraino, da usare poi in Ucraina:
Si fa una fotocopia autenticata del documento italiano, presso un notaio o presso un qualsiasi ufficio comunale italiano (N.B.: la firma del pubblico ufficiale deve essere depositata in Prefettura, sennò non vale il documento; inoltre non funziona l'autocertificazione, perché il documento non va in Italia);
Si legalizza in prefettura la firma del funzionario che ha autenticato il documento con la "Apostille di la Haye";
Si fa, presso il Consolato Ucraino di Roma o di Milano, la traduzione ufficiale;
Si legalizza, presso il Consolato Ucraino di Roma o di Milano, la traduzione ufficiale, e a quel punto il documento si può usare in Ucraina, cioè può essere usato negli uffici pubblici in Ucraina.
Conviene far da soli la traduzione legalizzata?
In Italia sì, perché, data la trasparenza e velocità dei nostri comuni e delle prefetture, i primi passaggi sono molto veloci, praticamente quasi gratis; invece i passaggi al Consolato Ucraino sono costosi (a me chiesero circa 120 euro per documento nel 2001). In Ucraina no, secondo me conviene affidarsi ad una agenzia di legalizzazione, ce ne sono tantissime dovunque, il prezzo per i primi 7 passaggi è di circa 100 grivne per un documento di una pagina (vi evitano di andare 4 volte ai ministeri e di perdere 15 giorni in giro per Kiev); l'8° passaggio è più costoso, perché il consolato Italiano prende 30 dollari a documento, se poi ci si rivolge ad un'agenzia che lo faccia a posto nostro bisogna aggiungere circa altri 30-50 dollari (per via delle difficoltà per entrare al Consolato, vedi prenotazione, numero verde ecc.). Se si è a Kiev, si può andare al Consolato previa prenotazione e fare da soli; altrimenti, il gioco non vale la candela. Quindi, per gli 8 passaggi, dai 50 ai 100 dollari a documento.
NOTA SUI DOCUMENTI ACCETTATI DAI MINISTERI E DAL CONSOLATO
Delle volte, quando si fa un riconoscimento dei titoli di studio, vengono richiesti, oltre ai diplomi, tutta una serie di certificati ("Dovidka"), dichiarazioni, note caratteristiche (Carakteristika) ecc. Per evitare di perder tempo, sappiate che i ministeri ucraini non legalizzano tutti i documenti, ma solo quelli contenuti in una lista che loro hanno; per esempio, non legalizzano la copia del libretto di lavoro (invece legalizzano qualsiasi traduzione ufficiale, anche se di un documento non legalizzato); legalizzano solo i "Dovidka" che hanno dichiarazioni "oggettive" e non interpretabili (Esempio: se c'è scritto che il medico Irena ha lavorato bene e con diligenza, allora non è oggettiva: se c'è scritto che il medico Irena ha lavorato dal 11/11/1994 al 11/11/2001, allora è oggettiva). Anche il Consolato Italiano non legalizza tutto, solo alcuni documenti, per cui informatevi bene dalle agenzie a cui vi rivolgete: delle volte ci sono cialtroni che pur di prendersi le 100 grivne non vi spiegano bene, e soprattutto vi fanno perdere tempo senza farvi avere ciò che chiedete, perché neanche loro sanno bene le regole. Se volete informazioni sicure, chiedete sempre l'informazione dei notai pubblici statali: quelli privati e soprattutto le agenzie di servizi (che mettono la targa "Notarius" pure loro, senza essere notai...) non sono affidabili sempre.
DICHIARAZIONE DI VALORE, QUESTA SCONOSCIUTA
Per riconoscere il proprio titolo di studio, per iscriversi all'Università in Italia, per avere l'autorizzazione ad esercitare la professione medica, viene quasi sempre richiesta, per i diplomi di maturità (ATESTAT), di laurea e di specializzazione, oltre alla traduzione legalizzata, un 9° passaggio: la Dichiarazione di Valore, che si fa al Consolato Italiano di Kiev. Ve ne sono di due tipi:
- A- Dichiarazione di Valore per motivi di studio:
quando si richiede l'equipollenza del titolo all'università o per iscriversi semplicemente all'università, insomma, per studiare in Italia: si fa dopo gli 8 passaggi scritti sopra, è un foglio che il Consolato allega al titolo di studio tradotto e legalizzato, in cui c'è scritto come si chiama il titolo, che è stato effettivamente conseguito, in quanti anni di studio si raggiunge, in che metro è espresso il voto finale, a cosa corrisponde in 110-mi, ecc. (8 passaggi non bastavano!!!). Tempo di rilascio da parte del consolato: minimo uno-due mesi (la legalizzazione a paragone è una passeggiata).
- B- Dichiarazione di Valore per motivi di lavoro:
quando si richiede al Ministero della Salute italiano l'autorizzazione a continuare la professione medica in Italia (vale anche per i fisioterapisti, gli infermieri, i dentisti, ecc.), insomma per lavorare in Italia senza passare per l'università: come sopra, si fa dopo gli 8 passaggi, c'è scritto, oltre alle cose di cui sopra, che il titolo abilita alla professione medica, che è condizione necessaria e sufficiente, ecc. E' molto lungo farlo, perché il Consolato per accertarsi della verità, non contento degli 8 passaggi, scrive una lettera ufficiale (per posta ordinaria... sob!!!) al ministero della sanità ucraino, e il ministero, con calma e senza fretta, risponde al consolato, dopo aver verificato le informazioni. Tempo di rilascio da parte del consolato: minimo sei mesi, ho sentito di casi di un anno e mezzo (il punto A a paragone è una barzelletta).
La lentezza della procedura B fa sì che io consigli l'autorizzazione come procedimento per poter lavorare in Italia solo ai più forti e pazienti; se il medico ucraino non ha paura di rifare i 5-6 esami finali della laurea, tempo medio impiegato a Roma dai medici stranieri un anno e mezzo, conviene come tempo fare l'equipollenza; inoltre invece di una semplice autorizzazione si ha proprio la laurea italiana.
Si intravvedono però all'orizzonte dei cambiamenti che snellirebbero non poco l'iter che finora veniva seguito e che è stato appena dettagliatamente riportato.
Giunge infatti una buona notizia:
dal 22/12/2003 anche i documenti prodotti in Ucraina, se recanti il timbro "Apostille", avranno valore legale in tutti gli altri Stati membri della Convenzione dell'Aia e quindi anche in Italia; e viceversa, hurrà !!
L'Ucraina ne ha infatti fatto richiesta il giorno 02/04/2003, la domanda è stata recepita in data 23/04/2003 e, siccome nei sei mesi successivi cioè fino al 23/10/2003 nessun altro Stato membro si è opposto a tale richiesta, automaticamente, trascorsi 60 giorni anche l'Ucraina potrà siglare i suoi documenti con il sospirato timbrone quadrato.
Rimane il dubbio sui tempi necessari affinchè tutte le autorità preposte siano in possesso del timbro, di quanto costerà l'applicazione del timbro da parte dell'istituzione pubblica e della speculazione su questo nuovo iter da parte delle agenzie private.
La fonte della suddetta notizia è:
http://www.hcch.net/e/status/stat12e.html#ua
Lo snellimento cui tale provvedimento porterebbe consiste nella possibilità di unificare i passaggi 2 e 3 e i passaggi 6 e 7 di cui al vecchio iter: invece del doppio giro esteri-giustizia, se ne avrà uno solo, cioè un unico timbro anziché due. Ma la traduzione legalizzata servirà sempre, e la legalizzazione al consolato pure. Per non parlare della dichiarazione di valore. A conti fatti, si risparmiano un paio di passaggi: invece del doppio passaggio, se ne farà uno solo.
Per completezza riportiamo il testo:
"In accordance with Article 6 of the Convention and the Decree of the Government of Ukraine No 61 dated 18 January 2003, an apostille may be granted by the Ministry of Justice of Ukraine on documents issued by judicial authorities and courts, including documents certified by Ukraine's notaries; the Ministry of Education and Science of Ukraine on official documents issued by the bodies for education, state authorities, establishments and organisations, related to education and science; and the Ministry of Foreign Affairs of Ukraine on all other documents."
Quindi:
Ministero di giustizia: competente su documenti rilasciati dalle autorità giudicanti, dalle corti, dai documenti certificati dai Notai;
Ministero dell'educazione: documenti rilasciati dalle organizzazioni per l'educazione, autorità statali, relativi all'educazione e scienza;
Ministero degli esteri, per tutti gli altri casi.
Si tratta perciò di un'altra piccola semplificazione, un altro piccolo passo dell'Ucraina verso il futuro
(fonte Ucrainasolidarietaculturainformazioni)